Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego na potrzeby Polskiej Akademii Nauk

Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego na potrzeby Polskiej Akademii Nauk

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego na potrzeby Polskiej Akademii Nauk. Wdrożenie systemu obejmuje następujące obszary funkcjonalne: finanse-księgowość, planowanie finansowe i budżetowanie, środki trwałe, kadry i płace, analizy i controlling, zarządzanie majątkiem, elektroniczny obieg dokumentów wraz z rejestrami, delegacje, generator raportów.

Warszawa

1. Realizacja projektu zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące etapy:

1) etap 0 – organizacja ram projektu, kończąca się opracowaniem i dostarczeniem zaakceptowanego przez Zamawiającego dokumentu inicjującego projekt oraz zorganizowaniem i przeprowadzeniem spotkania kick-off zespołu projektowego;

2) etap I – opracowanie i dostarczenie dokumentu koncepcji biznesowej wdrożenia systemu;

3) etap II – dostawa i instalacja oprogramowania standardowego;

4) etap III – wdrożenie systemu przeprowadzone w 3 fazach:

a) faza A – wdrożenie systemu w obszarze funkcjonalności elektronicznego obiegu dokumentów wraz z rejestrami;

b) faza B – wdrożenie systemu w następujących obszarach:

— finanse-księgowość,

— środki trwałe,

— planowanie finansowe i budżetowanie,

— kadry i płace;

c) faza C – wdrożenie systemu w następujących obszarach:

— analizy i controlling,

— zarządzanie majątkiem,

— delegacje,

— generator raportów;

5) etap IV – szkolenia użytkowników i administratorów zgodnie z przygotowanymi planami szkoleń w oparciu o dostarczone materiały szkoleniowe;

6) etap V – okres stabilizacji systemu, w tym w szczególności przeprowadzenie startu produkcyjnego, świadczenie asysty powdrożeniowej, serwisu wdrożeniowego, opracowanie i dostarczenie dokumentacji powykonawczej wraz z ewentualną aktualizacją pozostałej dokumentacji oraz przeprowadzenie odbioru systemu. W ramach etapu V Zamawiający planuje zrealizować do 1 000 roboczogodzin konsultacji (zamówienie podstawowe);

7) świadczenie serwisu utrzymaniowego.

2. Szczegółowe informacje dot. terminów realizacji, które z uwagi na sposób uzupełnienia formularza i rozróżnienie terminów w tygodniach i miesiącach nie mogły zostać zamieszczone w sekcji II.7:

1) etap 0 – 3 tygodnie od zawarcia umowy;

2) etap I – 4 miesiące od zakończenia etapu 0;

3) etap II – 3 tygodnie od zakończenia etapu I;

4) etap III:

a) faza A – 4 miesiące od zakończenia etapu I;

b) faza B – 8 miesięcy od zakończenia etapu I;

c) faza C – 14 miesięcy od zakończenia etapu I;

5) etap IV:

a) faza A – 4 miesiące od zakończenia etapu I;

b) faza B – 8 miesięcy od zakończenia etapu I;

c) faza C – 14 miesięcy od zakończenia etapu I;

6) etap V (asysta powdrożeniowa) – od zakończenia fazy A realizowanej w etapie III do 6 miesięcy po zakończeniu wdrożenia fazy C realizowanej w etapie III;

7) świadczenie serwisu utrzymaniowego – liczba miesięcy wskazana przez Wykonawcę w ofercie (okres minimalny 36 miesięcy, okres możliwy do zaoferowania: 48 miesięcy lub 60 miesięcy). Termin rozpoczyna bieg od zakończenia fazy C etapu III.

Termin określony w części II.7 ogłoszenia jest (w przybliżeniu) terminem obejmującym maksymalny, możliwy do zaoferowania okres świadczenia serwisu utrzymaniowego w ramach kryterium oceny ofert.

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie:

a) rozwoju systemu w wymiarze maksymalnie do 2 000 roboczogodzin;

b) zakupu dodatkowych licencji w maksymalnej liczbie – 35 sztuk;

c) realizacji dodatkowego wsparcia w trakcie asysty powdrożeniowej w wymiarze dodatkowych maksymalnie 500 roboczogodzin usług konsultacji do wykorzystania w etapie V, jeżeli wymiar asysty określony w ramach zamówienia podstawowego okaże się niewystarczający.

Termin związania ofertą wynosi 60 dni. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z procedury określonej w art. 24aa ustawy Pzp. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości 150 000,00 PLN (słownie złotych: sto pięćdziesiąt tysięcy 00/100). Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono dialog techniczny. Tryb zamówienia – przetarg nieograniczony.

Wykonawca spełni warunek dotyczący sytuacji ekonomicznej lub finansowej jeżeli wykaże, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 1 500 000,00 PLN (słownie złotych: jeden milion pięćset tysięcy 00/100).

Oświadczenia i dokumenty składane w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu określonych w sekcjach III.1.2 oraz III.1.3 ogłoszenia:

1) oświadczenie JEDZ;

2) zobowiązanie podmiotu trzeciego, na zasoby którego Wykonawca powołuje się w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów do realizacji zamówienia publicznego;

3) informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy;

4) wykaz dostaw wraz z dowodami ich należytego wykonania;

5) wykaz osób.

1. Wykonawca spełni warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej dwa zamówienia obejmujące dostawę i wdrożenie systemu informatycznego, z których każe charakteryzowało się następującymi cechami:

1) system informatyczny i wdrożenie dotyczyły co najmniej dwóch obszarów spośród wymienionych poniżej:

a) kadry – płace;

b) elektroniczny obieg dokumentów;

c) zarzadzanie majątkiem;

d) środki trwałe;

2) system informatyczny i wdrożenie dotyczyły obszarów "planowanie finansowe i budżetowanie” lub "finanse – księgowość”, przy czym obszary te zostały opracowane z uwzględnieniem zasad rachunkowości, planowania i sprawozdawczości obowiązujących w sektorze finansów publicznych, tj. uwzględnia m.in.:

a) klasyfikację dochodów i wydatków środków publicznych;

b) sprawozdawczość budżetową i finansową z zastosowaniem wzorów sprawozdań zgodnie ze wzorami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 z późn. zm.);

c) plan finansowy jednostki sektora finansów publicznych i jego wykonanie;

d) przenoszenie środków pomiędzy rozdziałami w ramach części budżetowej (art. 171 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych);

3) wartość systemu informatycznego wraz z wdrożeniem wynosiła co najmniej 1 000 000,00 PLN brutto (słownie złotych: jeden milion 00/100);

4) system informatyczny był dedykowany strukturze organizacyjnej:

a) o liczebności co najmniej 100 użytkowników;

b) składającej się z co najmniej 2 oddziałów (przez oddziały należy rozumieć: wyodrębnione organizacyjnie jednostki posiadające REGON jednostki lokalnej lub jednostki będące dysponentami różnych części budżetowych w ramach jednej organizacji).

2. Wykonawca spełni warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej jeżeli wykaże, że dysponuje co najmniej 10 osobami, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia o następującym doświadczeniu i kwalifikacjach:

1) kierownik projektu (1 osoba) – posiadający:

a) umiejętności niezbędne dla uzyskania certyfikatu co najmniej PRINCE2 Foundation, potwierdzone tym dokumentem lub innym równoważnym dokumentem,* który potwierdza takie umiejętności jak wymieniony certyfikat,

* nie dopuszcza się, aby wystawcą dokumentu potwierdzającego kwalifikacje równoważne w odniesieniu do tego certyfikatu był Wykonawca lub podmiot wchodzący w skład tej samej grupy kapitałowej, co ubiegający się o zamówienie Wykonawca. Nie dopuszcza się zastąpienia dokumentu oświadczeniem Wykonawcy lub podmiotu wchodzącego w skład tej samej grupy kapitałowej;

b) co najmniej 3-letnie doświadczenie w pełnieniu funkcji kierownika projektu w projektach wdrożeniowych zintegrowanych systemów Informatycznych, zdobyte w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania ofert, w tym w pełnieniu funkcji kierownika projektu w co najmniej dwóch zakończonych w ciągu 7 lat przed terminem składania ofert projektach wdrożeniowych zintegrowanego systemu informatycznego obejmującego wdrożenie co najmniej trzech spośród wymienionych obszarów: planowanie finansowe i budżetowanie, finanse-księgowość, kadry-płace, elektroniczny obieg dokumentów, zarządzanie majątkiem, środki trwałe, z których co najmniej jeden projekt wdrożeniowy był projektem o wartości nie mniejszej niż 1 000 000,00 PLN brutto (słownie złotych: jeden milion 00/100);

2) konsultanci wdrożeniowi (co najmniej 6 osób) posiadający:

a) co najmniej 3-letnie doświadczenie w pełnieniu roli konsultanta wdrożeniowego w projektach wdrożeniowych zintegrowanego systemu informatycznego, zdobyte w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania ofert;

Ciąg dalszy opisu warunków sekcji III.1.3

b) w tym pełnił rolę konsultanta wdrożeniowego w co najmniej dwóch zakończonych w ciągu 7 lat przed terminem składania ofert projektach wdrożeniowych zintegrowanego systemu informatycznego w co najmniej jednym w obszarze funkcjonalnym spośród obszarów: (1) planowanie finansowe i budżetowanie, (2) środki trwałe, (3) finanse-księgowość, (4) kadry-płace, (5) elektroniczny obieg dokumentów, (6) zarządzanie majątkiem, * z których co najmniej jeden projekt wdrożeniowy był projektem o wartości nie mniejszej niż 1 000 000,00 PLN brutto (słownie złotych: jeden milion 00/100).

* W celu wykazania warunku w niniejszym zakresie Wykonawca powinien wykazać, że wszyscy wskazani przez niego w wykazie osób konsultanci dysponują doświadczeniem łącznym w zakresie wszystkich sześciu wymienionych w warunku obszarów, przy czym na każdą z osób zgłoszonych do realizacji zamówienia w charakterze konsultanta wdrożeniowego nie będą przypadać więcej niż 2 wymienione powyżej obszary. Warunek udziału w postępowaniu zostanie oceniony w odniesieniu do doświadczenia osób w obszarach, do których są dedykowane w zakresie realizacji niniejszego zamówienia. Wykonawca wypełniając wykaz musi przyporządkować osobę konsultanta do odpowiedniego obszaru w zależności od posiadanego przez niego doświadczenia.

3) architekt (co najmniej 1 osoba) posiadający:

a) co najmniej 3-letnie doświadczenie w roli architekta w projektach wdrożeniowych zintegrowanego systemu informatycznego, zdobyte w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania ofert;

b) w tym w zakresie projektowania architektury co najmniej jednego zakończonego (wdrożonego) w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania ofert zintegrowanego systemu informatycznego o wartości co najmniej 1 000 000,00 PLN brutto (słownie złotych: jeden milion 00/100;.

4) programista (co najmniej 1 osoba) – posiadający:

a) co najmniej 3-letnie doświadczenie, zdobyte w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania ofert, w zakresie tworzenia i rozwoju (pełnienia funkcji programisty);

b) w tym pełnił rolę programisty, w co najmniej jednym zakończonym (wdrożonym) w ciągu 7 lat przed terminem składania ofert projekcie zintegrowanego systemu informatycznego;

5) specjalista o kompetencjach administratorsko-instalacyjnych (co najmniej 1 osoba) – posiadający:

a) co najmniej 3-letnie doświadczenie, zdobyte w okresie ostatnich 7 lat przed upływem terminu składania ofert, w zakresie budowy systemów informatycznych;

b) co najmniej 18 miesięczne doświadczenie, zdobyte w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w zakresie pełnienia funkcji administratora w realizacji co najmniej 3 zakończonych w ostatnich 3 latach przed terminem składania ofert projektów zintegrowanego systemu informatycznego.

Uwagi

W przypadku jednoczesnej realizacji w wymaganym terminie więcej niż jednego projektu Zamawiający oceniając doświadczenie osób będzie sumował dni/miesiące/lata doświadczenia zdobytego w jednocześnie realizowanych projektach spełniających wymagania (przykładowo w sytuacji, w której osoba jednocześnie pełniła rolę programisty w dwóch projektach realizowanych w tym samym przedziale czasowym, z których każdy trwał 6 miesięcy, Zamawiający uzna jako łączny okres doświadczenia 12 miesięcy).

Pod pojęciem "zintegrowanego systemu informatycznego” należy rozumieć system informatyczny klasy ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) wspomagający zarządzanie organizacją dla co najmniej dwóch następujących obszarów: planowanie finansowe i budżetowanie, środki trwałe, finanse-księgowość, kadry-płace, elektroniczny obieg dokumentów, zarządzanie majątkiem. moduły zintegrowanego systemu informatycznego powinny ze sobą współpracować, przy wykorzystaniu 1 motora bazy danych.

Warunki realizacji umowy zostały określone w załączniku nr 11 do SIWZ "Wzór umowy”.

Siedziba pełnomocnika Zamawiającego – Kancelaria Prawna Jerzy Pieróg & Partnerzy, ul. Wspólna 50 lok. 6, 00-684 Warszawa

1. Przesłanki wykluczenia: art. 24 ust. 1 pkt 12–23 oraz art. 24 ust. 5 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp.

2. Oświadczenia i dokumenty składane w celu wykazania braku podstaw wykluczenia:

1) JEDZ;

2) oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy Pzp. W przypadku przynależności do tej samej grupy kapitałowej Wykonawca może złożyć wraz z oświadczeniem dokumenty bądź informacje potwierdzające, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu;

3) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy Pzp;

4) odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp;

5) oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumenty potwierdzające dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności;

6) oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne

3. W przypadku składania oferty wspólnej oświadczenia i dokumenty, o których mowa w ust. 2 pkt 1–6 muszą złożyć (oddzielnie) wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. W przypadku korzystania w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu z zasobów podmiotu trzeciego Wykonawca zobowiązany jest do złożenia oświadczeń i dokumentów wymienionych w ust. 2 pkt 1, 3–6 dotyczących tego podmiotu.

4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa:

1) w ust. 2 pkt 3 składa informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy Pzp;

2) w ust. 2 pkt 4 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.

5. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 4 zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby.

6. Wykonawca mający siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w odniesieniu do osoby mającej miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, której dotyczy dokument wskazany w ust. 2 pkt 3 składa dokument, o którym mowa w ust. 4 pkt 1 w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 14 i 21 ustawy Pzp (z uwagi na limit znaków nie jest możliwe zamieszczenie pełnej informacji. Przytoczony zapis powiela zasady określone w § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju z 26.7.2016 w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia).

Art. 182 ustawy Prawo zamówień publicznych.